Pactsheet.FM
Damit Betreiberverantwortung nicht Bauchgefühl bleibt.
Die integrierte Plattform für technisches Gebäude- und Facility Management
Woran technischer Gebäudebetrieb wirklich scheitert
Fristen und Pflichten
Wartungen, wiederkehrende Prüfungen und Betreiberpflichten stehen in Kalendern und Listen, die niemand zentral überblickt.
Störungen und Reparaturen
Sie laufen über Telefon und E-Mail; Angebote, Freigaben und Gewährleistungsfälle sind später kaum nachvollziehbar.
Verträge
Sie verlängern sich unbemerkt, Kündigungsfristen verstreichen, Kosten je Objekt bleiben intransparent.
Wissen ist personengebunden
Verlässt ein Haustechniker oder Objektleiter das Unternehmen, geht Betriebswissen verloren.
Nachweispflicht
Im Schadens- oder Haftungsfall fehlt die dokumentierte Historie — wer hat wann was geprüft, beauftragt, freigegeben?
Die Plattform auf einen Blick
Alles in einem System
Objekte, Gebäude, Anlagen, Wartungen, Störungen, Verträge, Dokumente, Partner und Personal — vollständig miteinander verknüpft.
Betreiberverantwortung im Griff
Solltermine, Prüfpflichten und Wartungsintervalle mit Erinnerungen, Zuständigkeiten und lückenloser Dokumentation.
Echtzeit-Zusammenarbeit
Jede Änderung ist sofort bei allen Beteiligten sichtbar — ohne Neuladen, ohne veraltete Listen.
Granulare Rechte
Jeder sieht genau das, was er sehen darf — bis auf Objekt- und Feldebene (z. B. geschützte Bank- und Kontaktdaten).
Mandantenfähig und sicher
Strikte Datentrennung pro Kunde, eigenes Branding, Audit-Log und regelmäßige Sicherheitsprüfungen.
Fünf Bereiche, ein System
Das digitale Objektmodell
Objekte, Gebäude, Anlagen, Zähler und Dokumente in einer durchgängig verknüpften Struktur — von der Adresse bis auf Raumebene.
Details
Betrieb im Griff
Wartungspläne, Betreiberpflichten, Rundgänge, Tickets und Reparaturen — mit Fristen, Zuständigkeiten und Freigaben an einem Ort.
Details
Verträge, Partner & Kosten
Verträge mit sichtbaren Kündigungsfristen, Versicherungen, bewertete Servicepartner sowie Kostenstellen, Sachkonten und ERP-Anbindung.
Details
Organisation & Zusammenarbeit
Kalender, Personalplanung, Reports, Echtzeit-Zusammenarbeit sowie mobile, zweisprachige Bedienung für das ganze Team.
Details
Sicherheit, Rechte & Betrieb
Granulare Rollen und Rechte, Audit-Log, strikte Mandantentrennung pro Kunde und laufende Qualitätssicherung.
Details
Was pactsheet.fm je Rolle bringt
Geschäftsführung
Portfolioweite Transparenz über Zustand, Kosten und Pflichten; dokumentierte Freigaben; reduziertes Haftungsrisiko durch lückenlose Nachweise.
Objekt- / Hotelleitung
Alle Termine, Störungen und Dienstleister des eigenen Hauses in einer Ansicht; klare Eskalations- und Freigabewege.
Haustechnik
Mobile Erfassung vor Ort, Rundgänge mit integrierten Wartungspunkten, eindeutige Zuständigkeiten über Bereitschaftsgruppen.
Verwaltung & Buchhaltung
Saubere Kostenstellen- und Sachkontenzuordnung, Vertrags- und Kündigungsübersicht, ERP-Abgleich ohne Doppelerfassung.
Dienstleister-Steuerung
Bewertete Partner, Angebotsvergleich, Mangelanzeigen und Beauftragungen aus dem System — nachvollziehbar für beide Seiten.
Einsparpotenzial: eine Modellrechnung
Was kostet der Status quo aus Excel, E-Mail und Zuruf? Die folgende Modellrechnung zeigt konservativ geschätzte Größenordnungen für ein typisches Portfoliohotel (100–150 Zimmer) — je Rolle, je Hotel, je Monat.
Vollkostensätze (Arbeitgeberbrutto inkl. Nebenkosten): Geschäftsführung/Führungsebene 90 €/h · Objekt-/Hotelleitung 45 €/h · Haustechnik 35 €/h · Verwaltung/Buchhaltung 40 €/h · Dienstleister-Steuerung 45 €/h. Zentrale Funktionen anteilig je Hotel gerechnet.
| Rolle | Wo heute Zeit verloren geht | Zeit/Monat | Kosten/Monat |
|---|---|---|---|
| Geschäftsführung / Führungsebene | Berichte zusammensuchen, Freigaben nachfassen | ca. 2 Std. | ca. 180 € |
| Objekt- / Hotelleitung | Koordination per Telefon und E-Mail, Statusnachfragen, Doppelablage | ca. 6 Std. | ca. 270 € |
| Haustechnik | Zettelwirtschaft, Doppelerfassung, Suche nach Unterlagen und Historie | ca. 10 Std. | ca. 350 € |
| Verwaltung & Buchhaltung (anteilig) | Kontierungen klären, Vertragsdaten suchen, Doppelerfassung ins ERP | ca. 5 Std. | ca. 200 € |
| Dienstleister-Steuerung (anteilig) | Angebote einholen und vergleichen, Termine verfolgen, Mangelanzeigen aufsetzen | ca. 4 Std. | ca. 180 € |
| Summe Personalzeit | ca. 27 Std. | ca. 1.180 € | |
Hinzu kommen Sacheffekte, die nicht an Arbeitszeit hängen (Bandbreiten je Hotel und Monat):
Verträge
vermiedene ungewollte Verlängerungen und bessere Verhandlungsposition durch sichtbare Kündigungsfristen
ca. 50–150 €
Gewährleistung
erkannte Garantiefälle statt selbst bezahlter Reparaturen
ca. 50–100 €
Instandhaltung
weniger Notfalleinsätze durch eingehaltene Wartungsintervalle
ca. 100–200 €
Das Potenzial
Rund 1.400–1.600 € je Hotel und Monat, also etwa 17.000–19.000 € pro Jahr. Für ein Portfolio mit 10 Hotels entspricht das 170.000–190.000 € pro Jahr — und die eingesparten rund 270 Arbeitsstunden pro Monat entsprechen mehr als anderthalb Vollzeitstellen, die wieder für den eigentlichen Betrieb zur Verfügung stehen.
Modellrechnung mit konservativen Richtwerten, keine Zusicherung. Die tatsächlichen Effekte hängen von Portfoliogröße, Ausgangsprozessen und Nutzungsgrad ab; den Einsparungen sind die Lizenzkosten gegenüberzustellen. Gern erstellen wir eine Rechnung mit Ihren Zahlen.
Ausblick: KI-Unterstützung
In EntwicklungAls Unternehmen für KI-native Software erweitert Pactsheet die Plattform um KI-Funktionen, die heute bereits als Vorschau in der Oberfläche angelegt sind:
KI-Agent
Analysiert hochgeladene Dokumente (Wartungsprotokolle, Verträge, Rechnungen), erkennt Mängel und Abweichungen, schlägt Termine und Maßnahmen vor — stets mit menschlicher Freigabe („Human in the Loop“).
KI-Chat
Beantwortet Fragen zum Portfolio in natürlicher Sprache („Welche Verträge laufen 2027 aus?“).
Compliance-Cockpit
Verdichtet Prüf- und Wartungsstatus je Objekt zu einem laufend aktualisierten Compliance-Überblick.
Elektronische Signatur
Anbindung von Signaturdiensten für Beauftragungen direkt aus dem Freigabe-Workflow.
Diese Funktionen befinden sich in Entwicklung; Verfügbarkeit und Umfang werden gesondert angekündigt.
Sehen Sie pactsheet.fm live
In einer persönlichen Demo führen wir Sie durch pactsheet.fm und beantworten Ihre Fragen — abgestimmt auf Ihr Portfolio. Vereinbaren Sie einen Termin, der zu Ihnen passt.