Alle Funktionen im Überblick

pactsheet.fm führt den gesamten technischen Betrieb eines Immobilienportfolios in einer einzigen, webbasierten Plattform zusammen — vom digitalen Objektmodell über Wartung und Störungen bis zu Verträgen, Partnern und Personal, vollständig miteinander verknüpft.

Das digitale Objektmodell

Objekte, Gebäude, Anlagen, Zähler und Dokumente bilden eine durchgängig verknüpfte Struktur — von der Adresse bis auf Raumebene.

Objektakte eines Hotels mit Stammdaten, Compliance-Score, kritischer Meldung und der Gebäudestruktur aus Gebäuden, Bereichen, Etagen und Räumen — Die Objektakte: Stammdaten, Gebäudestruktur und Anlagen an einem Ort

Objekt-Portfolio

Jedes Objekt wird mit vollständigen Stammdaten geführt: Adresse, Kategorie, Zimmer- und Flächendaten, Portfoliogruppe, Marke bzw. Franchise, Sachkonto und Kostenstelle. Eigentums- und Betreiberverhältnisse werden über Parteien abgebildet — Eigentümer, Mieter, Verwalter —, woraus die Rolle Ihres Unternehmens automatisch abgeleitet wird. Merkmale wie Denkmalschutz, Barrierefreiheit oder AfA-Angaben gehören ebenso zum Objektprofil wie technische Ansprechpartner aus dem zentralen Kontaktbuch.

Eine verlässliche Objektakte statt verstreuter Listen — inklusive der Frage „Wem gehört es, wer betreibt es, wer zahlt?“
Kostenstellen und Sachkonten von Anfang an sauber zugeordnet — die Basis für jede spätere Auswertung.

Gebäudestruktur: Gebäude, Bereiche, Etagen, Räume

Unterhalb des Objekts bildet pactsheet.fm die reale Struktur ab: Gebäude, Bereiche (z. B. Restaurant, Spa, Technikräume), Etagen und Räume — als hierarchischer Baum, der direkt in der Objektakte gepflegt wird. Ein Gebäude kann mehreren Objekten zugeordnet werden, mit prozentualer Kostenaufteilung — ideal für gemeinsam genutzte Bauten wie Parkhäuser oder Technikzentralen. Für die Hotellerie stehen Zimmerkategorien und eine frei konfigurierbare Zimmerausstattung (Zimmerklasse, Betten, Bad, Aussicht, Ausstattungsmerkmale) zur Verfügung.

Jede Störung, jede Anlage, jeder Termin hat einen präzisen Ort — bis auf Raumebene.
Geteilte Gebäude werden fair und transparent auf Kostenträger verteilt, statt in Nebenrechnungen zu verschwinden.

Anlagenregister (Anlagen & Geräte)

Alle technischen Anlagen werden zentral registriert und nach DIN 276 sowie frei konfigurierbaren Gewerken klassifiziert. Zu jeder Anlage gehören Standort in der Gebäudehierarchie, Hersteller, Baujahr, technische Daten, Fotos sowie Gewährleistungsbeginn und -ende. Der Standort wird überall im System als Klartext-Pfad angezeigt („Objekt › Gebäude › Etage › Raum“).

Das vollständige Anlagenregister ist die Grundlage für Wartungspläne, Prüfpflichten und Störungszuordnung — einmal erfasst, überall genutzt.
Gewährleistungsfristen sind hinterlegt: Reparaturen an Anlagen in der Garantiezeit werden als Gewährleistungsfall erkannt, bevor Sie unnötig zahlen.

Zählerstände

Zählerstände (kWh, m³, Liter, MWh) werden je Anlage erfasst — mit Historie und automatischer Plausibilitätsprüfung, die Tippfehler und unrealistische Sprünge sofort erkennt. Die Erfassung funktioniert auch unterwegs am Smartphone.

Verbrauchsdaten entstehen dort, wo sie anfallen — belastbar, geprüft und jederzeit auswertbar.

Dokumentenmanagement

Dokumente — Wartungsprotokolle, Verträge, Pläne, Nachweise — werden zentral abgelegt, nach Typ klassifiziert und direkt mit Objekten, Gebäuden, Anlagen, Vorgängen oder Verträgen verknüpft. PDFs öffnen sich im integrierten Viewer, ohne Download. Der Upload ist überall im Arbeitskontext möglich, etwa direkt am Wartungstermin oder an der Reparatur.

Schluss mit der Suche in Laufwerken und Postfächern: Jedes Dokument hängt an dem Datensatz, zu dem es gehört.
Nachweise (Protokolle, Abnahmen) sind im Haftungsfall in Sekunden auffindbar.

Betrieb im Griff: Wartung, Pflichten, Störungen

Wartungspläne, Betreiberpflichten, Rundgänge, Tickets und Reparaturen — mit Fristen, Zuständigkeiten und Freigaben an einem Ort.

Übersicht der Instandsetzungs-Vorgänge mit Nummer, Titel, Bearbeitungsstufe, Priorität und Fälligkeit — Vorgänge im Blick: Störungen mit Stufe, Priorität und Fälligkeit

Wartungspläne & Instandhaltung

Für jede Anlage lassen sich Wartungspläne mit konfigurierbaren Intervallen je Instandhaltungs-Art anlegen. Aufgabenkataloge definieren standardisierte Leistungsverzeichnisse — einzelne Punkte können eine Sachverständigen-Prüfung oder eine Zählerstandserfassung verlangen. Wartungspläne sind mit Serviceverträgen und Servicepartnern verknüpft; kommende Termine werden automatisch fortgeschrieben, durchgeführte Wartungen dokumentiert und die Leistung der Partner per Sternebewertung festgehalten.

Kein Termin fällt mehr durchs Raster: Das System kennt jede Anlage, jedes Intervall und jeden nächsten Fälligkeitstermin.
Standardisierte Aufgabenkataloge sichern gleichbleibende Qualität über alle Objekte — unabhängig davon, wer die Wartung betreut.

Solltermine & Betreiberpflichten

Wiederkehrende Pflichten und Fristen — von der Legionellenprüfung bis zur Begehung — werden als Solltermine geführt: mit Turnus, Zuständigkeit, Erinnerung und Freigabe-Workflow. Erledigungen werden dokumentiert und der nächste Termin automatisch erzeugt.

Betreiberverantwortung wird planbar und delegierbar — mit lückenlosem Nachweis, dass Pflichten fristgerecht erfüllt wurden.

Rundgänge & Aufgaben

Regelmäßige Rundgänge und Begehungen werden als konfigurierbare Abläufe geplant und mobil abgearbeitet — inklusive fälliger Wartungspunkte direkt im Rundgang. Ergänzend verwaltet ein Aufgabenmodul einmalige und wiederkehrende To-dos mit Zuständigkeiten und Fälligkeiten. Bereitschaftsgruppen mit Schichtzuordnung sorgen dafür, dass Meldungen immer beim aktuell zuständigen Team landen.

Kontrollgänge werden vom Zettel zur dokumentierten Routine — was auffällt, wird sofort als Ticket oder Reparatur erfasst.
Durch Bereitschaftsgruppen gibt es keine „toten Briefkästen“: Zuständigkeit folgt dem Dienstplan.

Tickets

Störungen und Meldungen laufen über ein Kanban-Board mit Drag-and-drop durch klar definierte Status. Tickets tragen Priorität (frei konfigurierbar), Frist, Ort bis auf Raumebene, betroffene Anlage, Kommentare und Zuweisung an Personen oder Bereitschaftsgruppen — inklusive Weiterleitung und Eskalation.

Jede Meldung hat einen Ort, einen Verantwortlichen und einen Status — nichts geht zwischen Schichtwechsel und Feierabend verloren.

Reparaturen (Instandsetzung)

Größere Schäden durchlaufen einen geführten Reparatur-Workflow: Erfassung mit Fotos und Beschreibung, Herkunft der Feststellung (z. B. aus Rundgang oder Ticket), Angebotseinholung und -vergleich, Freigabe nach Kostenschwellen, Beauftragung, Abnahme. Eine Mangelanzeige an externe Verantwortliche (z. B. Vermieter oder Versicherer) wird direkt aus dem Vorgang per E-Mail versendet; Kostenträger (Eigentümer oder Mieter), Sachkonto und Kostenstelle werden je Vorgang festgehalten, Gewährleistungsfälle gesondert geführt. Leistungsstarke Filter (Art, Kostenträger, Zuständigkeit) halten auch große Portfolios übersichtlich.

Vom Schadenfoto bis zur Abnahme ein durchgängiger, revisionssicherer Vorgang — inklusive Angebotsvergleich und dokumentierter Freigabe.
Kosten landen automatisch beim richtigen Kostenträger — Streit über „wer zahlt das?“ wird zur Ausnahme.

Freigaben & Dashboard

Kostenfreigaben folgen konfigurierbaren Schwellenwerten und einer Vorgesetzten-Hierarchie: Wer freigeben darf, und bis zu welcher Höhe, legt Ihre Organisation fest. Offene Freigaben erscheinen direkt auf dem Dashboard und können dort mit einem Klick genehmigt oder abgelehnt werden — mit Klarnamen statt kryptischer Kennungen. Das Dashboard bündelt außerdem zentrale Kennzahlen und kritische Hinweise aus allen Objekten.

Entscheidungen fallen dort, wo sie hingehören — schnell, nachvollziehbar und mit vollständigem Kontext.
Führungskräfte sehen auf einen Blick, wo es brennt, ohne sich durch Module zu klicken.

Verträge, Partner & Kosten

Verträge mit sichtbaren Kündigungsfristen, Versicherungen, bewertete Servicepartner sowie Kostenstellen, Sachkonten und ERP-Anbindung.

Vertragsübersicht mit Vertragsart, Objekt, Gewerk, Servicepartner, Laufzeit, Kündigungsfrist und Jahreskosten — Vertragsübersicht mit Laufzeiten und Kündigungsfristen

Vertragsmanagement

pactsheet.fm verwaltet Wartungsverträge, sonstige Serviceverträge sowie Ver- und Entsorgerverträge in einem Modul — mit typgerechten Ansichten. Verträge können mehrere Objekte umfassen, mit je Objekt definiertem Gebäude-Geltungsbereich; Laufzeiten, Kündigungsfristen und automatische Verlängerungen sind hinterlegt, und Ver- und Entsorgerverträge erinnern im konfigurierten Turnus an Ablesung und Abrechnung. Auslaufende oder gekündigte Verträge werden archiviert statt gelöscht — die Historie bleibt erhalten.

Keine stillschweigenden Verlängerungen mehr: Kündigungsfristen sind sichtbar, bevor sie verstreichen.
Ein Vertrag, viele Objekte, klare Geltungsbereiche — exakt so, wie Rahmenverträge in der Praxis geschlossen werden.

Versicherungen

Versicherungspolicen werden je Objekt mit Deckung, Laufzeit und Ansprechpartnern geführt — und stehen im Schadenfall (z. B. bei einer Reparatur) unmittelbar zur Verfügung.

Im Schadenfall keine Suche nach der Police: Deckung und Kontakt sind einen Klick entfernt.

Servicepartner, Firmen & Kontakte

Das Partnerverzeichnis führt externe Dienstleister mit Gewerken, Ansprechpartnern, aktiven Verträgen und Sternebewertungen aus durchgeführten Wartungen. Firmen — Eigentümergesellschaften, Verwalter, Lieferanten — werden mit ihren Rollen im Portfolio geführt; sensible Daten wie Bankverbindungen sind nur mit gesonderter Berechtigung sichtbar. Ein zentrales Kontaktbuch verhindert Dubletten: Ansprechpartner werden einmal angelegt und überall verknüpft, mit Detailseite, die alle Funktionen einer Person im Portfolio zeigt.

Dienstleisterauswahl auf Basis dokumentierter Leistung statt Bauchgefühl.
Ein Ansprechpartner, ein Datensatz — Änderungen wirken überall, wo die Person verknüpft ist.

Kostenstellen, Sachkonten & ERP-Anbindung

Kostenstellen und Sachkonten werden zentral gepflegt und in allen Modulen verwendet — vom Objekt bis zur einzelnen Reparatur. Als Erweiterung bietet pactsheet.fm eine ERP-Anbindung: Verbindungen mit verschlüsselt gespeicherten Zugangsdaten, konfigurierbare Feld-Zuordnungen, Objekt-Mapping, ein vollständiges Synchronisations-Protokoll und einen Review-Workflow für Abgleich-Vorschläge — mit getrennten Berechtigungen für Verwaltung, Synchronisation und Prüfung.

Das FM-System spricht die Sprache Ihrer Buchhaltung — Kosten sind ohne Nacharbeit dort auswertbar, wo sie gebraucht werden.

Organisation & Zusammenarbeit

Kalender, Personalplanung, Reports, Echtzeit-Zusammenarbeit sowie mobile, zweisprachige Bedienung für das ganze Team.

Kalender

Der Kalender bündelt Termine und Fristen aus allen Modulen in einer Monatsansicht — mit Erinnerungen und ICS-Export für Outlook & Co.

Ein Kalenderblick genügt, um die Woche im Portfolio zu planen — auch außerhalb der Plattform.

Personalplanung

Die integrierte Personalplanung umfasst Schichtplanung, Abwesenheitsverwaltung und Bereitschaftsdienste — nahtlos verbunden mit der Zuweisung von Tickets und Vorgängen an die jeweils diensthabende Gruppe.

Dienstplan und Betriebsorganisation greifen ineinander: Wer Dienst hat, bekommt die Meldung — automatisch.

Reports & Sicherheitsmeldungen

Auswertungen stehen berechtigungsabhängig zur Verfügung und respektieren die Objekt-Scopes jedes Nutzers. Sicherheitsrelevante Vorfälle lösen eine Sicherheitsmeldung an konfigurierbare Empfänger aus — einzelne Benutzer, ganze Rollen und definierte Abteilungen — mit dokumentiertem Versandzeitpunkt.

Sicherheitsvorfälle erreichen nachweislich die richtigen Stellen — ein Baustein für Arbeitsschutz und Compliance.

E-Mail-Kommunikation & Branding

Systemmails — von der Ticketbenachrichtigung bis zur Mangelanzeige — basieren auf über einem Dutzend anpassbarer Vorlagen mit eigenem Branding (Logo, Absender). Der Versand läuft über Ihre eigene SMTP-Konfiguration, inklusive Verbindungstest in den Einstellungen.

Ihre Kommunikation bleibt Ihre Kommunikation — im Corporate Design und über Ihre Infrastruktur.

Datenübernahme (Import)

Der geführte Excel-Import übernimmt Bestandsdaten (z. B. aus get.fm-Exporten): Die Plattform erkennt automatisch, welche Entität eine Datei enthält, zeigt eine Vorschau mit gültigen und ungültigen Zeilen sowie erkannten Spalten — und importiert erst nach Ihrer Bestätigung.

Der Umstieg kostet Tage, nicht Monate — und beginnt mit geprüften Daten statt Altlasten.

Echtzeit-Zusammenarbeit

Alle Listen und Detailansichten aktualisieren sich in Echtzeit: Legt ein Kollege ein Ticket an, erscheint es sofort bei allen Berechtigten — ohne Neuladen. Benachrichtigungen informieren über relevante Ereignisse; die Architektur ist auf Mehrbenutzer- und Mehrinstanzen-Betrieb ausgelegt.

Alle arbeiten auf demselben Stand. Doppelarbeit („das hatte ich doch schon erledigt“) und veraltete Listen gehören der Vergangenheit an.

Mobil & zweisprachig

Die gesamte Oberfläche ist durchgängig responsiv und auf dem Smartphone nutzbar; für den Einsatz vor Ort gibt es zusätzlich vereinfachte Mobilansichten (Meldungen, Zählererfassung) mit großen Bedienelementen. Die Oberfläche steht auf Deutsch und Englisch zur Verfügung — umschaltbar pro Nutzer.

Das System ist dort, wo die Arbeit passiert — im Technikraum, auf der Etage, beim Dienstleister. Und internationale Teams arbeiten in ihrer Sprache.

Sicherheit, Rechte & Betrieb

Granulare Rollen und Rechte, Audit-Log, strikte Mandantentrennung pro Kunde und laufende Qualitätssicherung.

Rollenverwaltung mit Geltungsbereich je Rolle (global oder objektbezogen), Anzahl der Berechtigungen und Rollentyp — Rollen und Rechte, zugeschnitten bis auf Objektebene

Rollen & Berechtigungen

Rollen werden frei definiert — mit granularen Rechten je Datenart (anzeigen, bearbeiten) und Zuschnitt auf einzelne Objekte: Ein Objektleiter sieht seine Häuser, nicht das ganze Portfolio. Die Navigation blendet automatisch aus, was ein Nutzer nicht darf. Eine Vorgesetzten-Hierarchie mit Freigabe-Obergrenzen bildet Ihre Organisation ab; besonders sensible Daten (private Erreichbarkeiten, Bankverbindungen) erfordern eine eigene Berechtigung.

Externe, Aushilfen und Dienstleister können mitarbeiten, ohne mehr zu sehen als nötig.
Das Need-to-know-Prinzip ist technisch durchgesetzt — nicht nur organisatorisch versprochen.

Nachvollziehbarkeit & Audit-Log

Administrative Änderungen werden in einem Audit-Log festgehalten. Vorgänge, Freigaben und Erledigungen tragen Zeitstempel und Verursacher — die Betriebshistorie ist rekonstruierbar.

Im Streit- oder Haftungsfall zählt, was dokumentiert ist. pactsheet.fm dokumentiert automatisch.

Mandantentrennung & Datensicherheit

Jeder Kunde erhält eine eigene, vollständig getrennte Datenbank — keine geteilten Tabellen, keine Vermischung; Branding und freigeschaltete Module werden je Mandant konfiguriert. Zugangsdaten zu Drittsystemen werden verschlüsselt gespeichert; die Anmeldung erfolgt über sichere, httpOnly-Cookie-basierte Sitzungen mit Passwort-Zurücksetzen per E-Mail. Die Plattform wird in der AWS-Cloud betrieben.

Ihre Daten sind Ihre Daten — architektonisch getrennt, nicht nur per Filter.

Qualitätssicherung

Die Plattform wird durch eine umfangreiche automatisierte Testsuite (rund 780 End-to-End-Tests) und regelmäßige interne Sicherheits-Audits abgesichert; Berechtigungs- und Datentrennungsprüfungen sind fester Bestandteil des Entwicklungsprozesses.

Neue Funktionen erreichen Sie geprüft — Stabilität und Sicherheit sind Prozess, nicht Zufall.

Überzeugen Sie sich selbst

In einer persönlichen Demo führen wir Sie durch pactsheet.fm und beantworten Ihre Fragen — abgestimmt auf Ihr Portfolio.

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